STOES Los eventos corporativos constituyen una parte importante de los planes de marketing de las compañías. Son acciones que ayudan a reforzar la imagen de la empresa tanto de forma interna como de forma externa. Informan y educan a los diferentes públicos acerca del propósito y del lugar que ocupa la organización dentro de un determinado sector. Estamos en crisis y los presupuestos de los planes de marketing cobran un protagonismo importante en el seno de las corporaciones. Ahora, más que nunca, las relaciones entre las empresas y sus agencias de marketing y comunicación deben estrecharse al máximo para que, conjuntamente, puedan alcanzar sus objetivos y optimizar al máximo ese presupuesto. Es el momento de demostrar creatividad y de crear nuevos escenarios e ideas para conseguir el impacto deseado con el menor presupuesto posible.
Un programa de eventos corporativos significa planificar actividades, conferencias, proyectos comunitarios, entre otros tipos de eventos. Todas estas actividades tienen un denominador común: el propósito de alcanzar los objetivos generales de la empresa. Algunas de las actividades que se engloban dentro de este paraguas se centran en las necesidades y las funciones internas. Por ejemplo, las empresas que tienen un gran número de oficinas realizan una conferencia anual para sus directores y delegados donde comunican los logros y los objetivos de la compañía. Otra aplicación, podría ser el participar en ferias, exposiciones y conferencias donde, la organización y su línea de productos, tienen la oportunidad de atraer la atención de nuevos clientes. Una tercera variación del programa corporativo tiene que ver con involucrar a la empresa con alguna necesidad de la comunidad.
Dependiendo del tipo de programa corporativo planificado, existen diferentes aspectos esenciales a tener en cuenta para que dicho programa resulte exitoso. Pero el punto de partida debe ser siempre definir el objetivo y la misión del evento. Tener muy claras las razones y la necesidad de la acción lo hará mucho más fácil. Si el evento alcanza los objetivos marcados y se ajusta al presupuesto, todo el mundo estará contento con los resultados. Este es un punto al que en muchas ocasiones no se le presta la atención necesaria. En contadas ocasiones, la marca comunica o transmite su evento de forma vaga y la agencia no le presta demasiada atención en el diseño del evento. Esto sucede, en gran medida, porque las empresas no exigen la medición de resultados a su finalización.
El panorama actual cambia la situación
En época de crisis como la que atravesamos, es muy importante poder justificar cada dòlar gastado y evaluar las necesidades reales de nuestro evento, para ajustarlo al máximo al presupuesto y obtener unos resultados óptimos. Las agencias tienen la obligación de ofrecer la mejor propuesta en función de los objetivos de su cliente. Los clientes deben entender que con un determinado presupuesto no se puede hacer magia y redecorar un estadio. Se ha de negociar, por ambas partes, hasta encontrar el formato que realmente pueda ofrecer los mejores resultados en función de objetivos y presupuesto. Esto requiere mucho conocimiento del cliente, de su público objetivo, de lo que se va a comunicar, del por qué realiza el evento, de quienes deben involucrarse para encontrar el formato deseado...como empresas audiovisuales, de interpretación simultànea, locaciones, stands. La información ofrecida por la empresa debe ser lo más exhaustiva posible y hacer partícipe de la planificación a sus departamentos de ventas, conocer muy bien a sus clientes y trabajar conjuntamente con las agencias. Actualmente, parece que empresa-agencias son enemigos. Los unos aprietan con el presupuesto y los otros no miran a largo plazo.
Evento corporativo suena a evento costoso, complejo, que requerirá de mucha logística, personal, materiales, etc. No obstante, no tiene por qué ser así. Al organizar un evento corporativo, hemos de pensar en acciones acordes al presupuesto real. Este es otro punto importante a definir. A veces no se define o comunica el presupuesto disponible y se diseñan propuestas increíbles que no se ajustan a él y no se pueden realizar. Hay que partir de la realidad para poder buscar el formato adecuado.
